7 Regole per evitare di perdere tempo nelle riunioni di lavoro
di Anna Fata

La riunione di lavoro: croce e delizia per ogni direttore o dipendenze aziendale. Quando viene pronunciata tale espressione i pensieri e le emozioni che sorgono possono essere le più contrastanti e contraddittorie. Una delle opinioni più diffuse, e spesso anche con un fondo di verità, è che le riunioni di lavoro siano una perdita di tempo, in misura maggiore o minore, a seconda delle circostanze.

In effetti, le riunioni male organizzate condotte, gestite si possono rivelare proprio delle enorme dispersioni di tempo ed energia e di mancato lavoro, spesso magari urgente. Le riunioni mal condotte, quindi, a tutti gli effetti possono rappresentare un danno concreto per la produttività aziendale.

Come se non bastasse questo genera malumori, demotivazione, distrazione, rabbia, che si ripercuotono non solo sulla produttività, ma anche sulle relazioni tra colleghi e con i superiori.

Le riunioni efficaci

Una riunione efficace, d’altro canto, può rappresentare una ottima modalità di lavoro di squadra, per risolvere problemi, ideare nuovi progetti, prendere decisioni importanti, innalzare l’impegno, la motivazione, la condivisione, migliorare le relazioni tra colleghi, sostenere lo spirito di squadra, porre le basi per raggiungere nuovi obiettivi.

Saper condurre delle riunioni in modo efficace comporta delle abilità che non tutti possiedono, ma che, volendo, si possono acquisire e mettere in pratica.

Ad esempio, Joseph Mroz e colleghi della University of Nebraska hanno delineato una serie di linee guida per condurre una riunione in modo magistrale. Molte di esse possono risultare semplici e scontate, ma in realtà i ricercatori hanno notato che sono quelle più trascurate quando in una riunione non si raggiungono gli obiettivi che ci si era prefissati all’inizio.

Le 4 finalità delle riunioni efficaci

Secondo Mroz e colleghi le 4 finalità di una riunione efficace sono:

1. Condividere informazioni 

Le riunioni di una squadra di lavoro possono essere molto utili per aggiornarsi reciprocamente, per fare il punto della situazione, per rinsaldare le relazioni, per consolidare lo spirito di squadra.

Affinché tali riunioni risultino efficaci, però, occorre che chi le conduce stili una lista di obiettivi che intende raggiungere con tale incontro e li condivida in anticipo con la squadra, magari via mail.

2. Risolvere problemi e prendere decisioni

Le riunioni possono essere molto efficaci per effettuare un brainstorming specificamente orientato alla soluzione di un problema o per prendere una decisione. Tale efficacia, tuttavia, rischia di essere minata dalla eventuale presenza di persone che non sono direttamente interessate o coinvolte in tale questione.

3. Sviluppare e implementare delle strategie organizzative

Si calcola che, mediamente, gli impiegati trascorrano circa sei ore alla settimana nelle riunioni, mentre i manager di alto livello l’80% di tutto il loro tempo di lavoro. A maggior ragione per i manager è fondamentale che tale tempo sia investito adeguatamente in modo da determinare un lavoro proficuo non solo per se stessi, ma anche per i loro subordinati.

4. Stilare un resoconto dopo una performance

Quando un progetto viene completato sarebbe opportuno condividerlo con l’intera squadra e discutere ciò che è andato bene e ciò che non ha sortito lo stesso effetto e che magari avrebbe potuto essere fatto diversamente o meglio.

In tali frangenti è importante offrire a tutti l’opportunità di esprimersi al fine di valorizzare i contributi di ogni persona, di creare un buono spirito di gruppo e un rinnovato senso di unità.

Pianificare e realizzare una riunione efficace ed evitare inutili perdite di tempo, quindi, è possibile.

7 Regole per evitare di perdere tempo nelle riunioni di lavoro

Mroz e colleghi hanno proposto numerose regole per pianificare e realizzare una riunione efficace. Sono norme relativamente semplici, per certi versi anche un po’ scontate, ma che molto di frequente vengono dimenticate o trasgredite. Tra queste 7 regole sono particolarmente rilevanti:

1. Arrivare in orario o anche in anticipo

Le persone che arrivano in ritardo non solo interrompono la riunione, provocano deconcentrazione, riducono la produttività, ma possono creare malumori tra chi è già presente.

2. Stare attenti durante la riunione ed evitare il multitasking

Per fare questo sarebbe opportuno evitare soprattutto l’uso degli smartphone e altri dispositivi che deconcentrano.

3. Discutere solo degli argomenti della riunione e limitare al minimo l’umorismo

Quest’ultimo, in particolare, rischia di apportare deconcentrazione o creare malumori o risentimenti in chi è poco predisposto alle risate.

4. Creare una agenda dettagliata degli obiettivi e distribuirla in anticipo rispetto alla riunione

Questa strategia permette alle persone di focalizzarsi, concentrarsi e prepararsi in anticipo e di avere delle aspettative precise in merito all’incontro.

5. Non esagerare con il numero di riunioni

Un numero adeguato di riunioni può aiutare molto nello svolgimento del lavoro di squadra, è motivante, ma una quantità eccessiva, al contrario, può risultare frustrante, dispersivo, demotivante, stressante.

6. Evitare le lamentele

Esse tendono ad essere contagiose, influenzano il tono dell’umore di tutti i presenti e possono suscitare risentimenti, rancori, rabbie difficili da gestire.

7. Permettere a tutti di esprimersi liberamente

E’ compito del conduttore della riunione, in ogni caso, ricondurre eventuali interventi troppo lunghi o fuori tema agli argomenti e obiettivi specifici dell’incontro in corso.

Come condurre una riunione di lavoro efficace

In conclusione: una riunione di lavoro efficace può aumentare ampiamente la produttività aziendale, la collaborazione, la cooperazione, il brainstorming, la creatività, l’orientamento ai risultati, può rinforzare lo spirito di squadra, l’affiatamento tra colleghi.

Se condotta male, però, una riunione di lavoro rappresenta una vera e propria perdita di tempo, capace di ridurre la produttività aziendale, abbassa il tono dell’umore, demotiva, crea malumori, frustrazione, insofferenza, rabbia, annienta la creatività, rende ostili tra colleghi, ostacola l’espressione delle proprie potenzialità.

E’ compito principale dei leader preparare se stesso e i collaboratori in anticipo sulle finalità e gli obiettivi delle riunioni in modo tale che tutti arrivino preparati, motivati, puntuali e si impegnino attivamente per la buona riuscita di essa.

A loro volta i partecipanti alla riunione dovrebbero fare in modo di offrire il proprio contributo in modo pertinente, concreto, restando aderenti agli argomenti e agli obiettivi, evitando di trascenderli o, peggio, lamentandosi o attaccando persone presenti o assenti.

La stessa disponibilità e impegno da parte di tutti nel fare il proprio meglio può essere sufficiente di suo a creare la sensazione interiore che comunque andrà a finire non sarà stata una perdita di tempo.

Per approfondire leggi il libro: “Vivere e lavorare meglio“