Non sempre le buone intenzioni permettono di comunicare bene
di Anna Fata

Sarà capitato almeno una volta a tutti noi di dover comunicare una cattiva notizia o di dire giocoforza qualcosa di poco piacevole per chi la ascolta. Che si tratti di una questione professionale, oppure personale, poco cambia: il disagio nel parlare di qualcosa di molto delicato può essere assai intenso.

Spesso si pensa e ci si focalizza sulla reazione di chi si trova ad ascoltare tale comunicazione, ma molto meno sui vissuti, i pensieri, le emozioni, le sensazioni di chi deve trasmettere il messaggio.

Comunicare è un’abilità molto complessa, in parte innata, in ampia parte acquisita. Per questo motivo è sempre possibile migliorarla.

Le buone intenzioni non sempre sono sufficienti per comunicare in modo efficace ed efficiente, anzi, talvolta possono essere controproducenti. Questo porta più a focalizzarsi su chi ascolta e si perde di vista i modi, i tempi, i contenuti proprio di chi parla, che di fatto sono gli unici su cui abbiamo un controllo diretto.

5 Errori nel comunicare una cattiva notizia 

Secondo Amy Morin, si possono individuare 5 errori che tendiamo molto di frequente a commettere quando comunichiamo una cattiva notizia e che sarebbe opportuno evitare:

1. Fare quattro chiacchiere 

Parlare di temi neutri o leggeri, il meteo, i programmi televisivi, i pettegolezzi sulle star dello spettacolo per avviare una conversazione non è esattamente un buon modo per introdurre un argomento serio o delicato. Non solo rappresenta una perdita di tempo per chi ascolta, ma possono generare confusione, mettere sulla difensiva.

⇒  Cosa fare: sarebbe meglio introdurre con una breve, semplice, comprensibile espressione l’argomento che si sta per trattare, ad esempio: “Mi dispiace per ciò che sto per dirti”, “Faccio fatica a trovare le parole giuste per esprimerti quello che sto per dirti”, “Non è facile comunicarti quello che sto per dirti”.

2. Indorare eccessivamente la pillola 

Quando si comunica una cattiva notizia, a volte si può essere tentati di addolcirla con qualche commento positivo, una lode, una prospettiva che potrebbe fare preludere a sviluppi positivi che, però, vengono disattesi e disconfermati in ampia parte da ciò che si dice subito dopo.

Se un giorno, ad esempio, si convoca nel proprio ufficio un dipendente per lodarlo e conferirgli un premio di produzione e il giorno dopo lo si demansiona o lo si trasferisce in un ufficio periferico, la persona resterà molto peggio di quanto sarebbe potuta rimanere se avesse avuto una comunicazione più diretta subito.

⇒  Cosa fare: è possibile unire gentilezza, umanità, rispetto con modalità espressive dirette, chiare, trasparenti, anche se magari può risultare difficile. Ad esempio, se l’intenzione è demansionare un dipendente o allontanarlo dalla sede centrale o da incarichi di responsabilità potrebbe essere più opportuno esprimerlo chiaramente specificando con cura le ragioni concrete, attinenti alle prestazioni professionali della persona rispetto alle quali si è dimostrato carente o non all’altezza.

3. Avviare una conversazione nel luogo o nel momento non opportuno 

Comunicare una cattiva notizia in un luogo affollato, dove altre persone potrebbero ascoltare, oppure in un momento in cui il ricevente è stanco, teso, stressato, indaffarato può non essere la strategia migliore. Il tempo e il luogo in cui si parla contano molto, al pari del contenuto.

Sarebbe opportuno trovare un momento in cui entrambi gli interlocutori dispongono della giusta quantità di tempo, attenzione ed energia e in un luogo tranquillo, appartato, silenzioso, al riparo da occhi e orecchie indiscrete. Sarebbero da evitare canali comunicativi meno diretti, come le mail o le telefonate, in cui la mancanza di segnali non verbali potrebbero generare incomprensioni o fraintendimenti. Sarebbe meglio privilegiare incontri faccia a faccia.

⇒  Cosa fare: sarebbe ideale trovare un luogo tranquillo, silenzioso in cui entrambi gli interlocutori possono sentirsi a loro agio e in cui possono avere tutto il tempo necessario per comunicare serenamente.

4. Aspettarsi che l’altro ci conforti

Anche se si è semplici messaggeri di un contenuto che qualcun altro ci ha incaricati di riferire, è evidente che si potrà essere oggetto di una reazione di fastidio, disagio, rabbia o dolore da parte dell’altro.

Non ci si può certo aspettare che l’altro ci consoli se gli comunichiamo qualcosa di non particolarmente piacevole. Arrabbiarsi a propria volta, restarci male, prenderla sul personale, aspettarsi empatia sono atteggiamenti che rischiano solo di peggiorare la situazione.

⇒  Cosa fare: accettare le reazioni dell’altro, non prenderle in modo personale, cercare di capire come si sente l’altro, pur restando nei limiti di ciò che è umanamente accettabile

5. Non prepararsi in anticipo 

Le comunicazioni complesse, ancora più di altre, hanno bisogno di accurata riflessione e preparazione. Non occorre necessariamente preparare un discorso preciso e recitarlo, rischiando così di diventare artificiali, ma potrebbe essere comodo disporre di una scaletta di massima in cui elencare i punti da trattare.

Soprattutto nei momenti di tensione, stress, ansia, è possibile che anche la mente risulti confusa e con essa l’eloquio e i relativi contenuti. Altrettanto di frequente, in tali frangenti, è possibile dimenticarsi di dire dettagli anche molto importanti.

⇒  Cosa fare: riflettere con cura sui contenuti e sulle modalità espositive, mettere per iscritto una scaletta con i punti fondamentali da trattare. Al tempo stesso sarebbe meglio evitare di effettuare lunghi monologhi, ma di dare spazio a chi ascolta di porre domande e rispondere in maniera trasparente ed esaustiva

In conclusione: anche se tutti vorremmo evitare di dare cattive notizie, a volte, purtroppo, ci troviamo nelle condizioni di doverlo fare. Trovare il momento, il luogo, il modo, le parole giuste è fondamentale sia per se stessi, sia per l’altro. I momenti spiacevoli possono sempre accadere, noi possiamo evitare di renderli più gravosi, adottando il giusto atteggiamento, rispettando la propria e l’altrui sensibilità. Prima o poi, tutto passa e lascia spazio anche a situazioni più gradevoli per ambo le parti.

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